- تعتبر إدارة البعثات والإيفاد المستوى الإداري المسئول عن إدارة البعثات والمنح الدراسية وتنظيمها في الجامعة، وتقديم الاقتراحات اللازمة لتنمية البعثات الدراسية وتطويرها؛ لتلبية الاحتياجات من الكفاءات العلمية للجامعة والمجتمع.
- تخضع إدارة البعثات والإيفاد والمتابعة لإشراف المدير العام للدراسات العليا – وتتحدد مجمل مهامها في الآتي:
1) وضع مشاريع اللوائح والأنظمة بالتنسيق مع المدير العام ليتم الرفع بإقرارها وتنفيذ القرارات الخاصة بالمبتعثين للدراسات العليا إلى الخارج.
2) الإشراف على تنظيم ابتعاث أعضاء الهيئة التدريسية المساعدة إلى الخارج لاستكمال دراساتهم العليا بالتنسيق مع الكليات وبحسب قرارات لجنة الإيفاد.
3) رفع المنح المتوفرة في الجامعة التي يتطلب توفيرها من الدول الأخرى حسب احتياجات الجامعة بالتنسيق مع الأقسام العلمية والكليات والجهات الأخرى ذات العلاقة داخل الجامعة وخارجها.
4) الإشراف على جدولة الإيفاد للدراسات العليا إلى الخارج حسب شروط الإيفاد.
5) تنظيم عملية توثيق البيانات والتأكد من صحتها من خلال الملفات الخاصة بالمبتعثين، ومتابعة سير دراساتهم منذ التحاقهم حتى تخرجهم من خلال التقارير المقدمة منهم أو من كلياتهم ومرفقًا بها الوثائق المؤكدة لذلك.
6) مراقبة التزام المبتعث بالتخصص الدقيق الذي ابتعث من أجله، ومتابعة اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه في حالة مخالفته لذلك.
7) رفع الإحصائيات الكاملة والدقيقة للموفدين والدارسين والمتخرجين.
8) متابعة الاتفاقيات الثقافية والبرامج التنفيذية فيما يخص التعليم العالي والاحتفاظ بها، والعمل على إعداد دليل بذلك.
9) الاحتفاظ بالقيود والسجلات الخاصة بكل ما يتعلق بالملحقيات الثقافية ومتابعتها.
10) تزويد الملحقيات الثقافية بما يلزمها من المطبوعات والنشرات والمعلومات التي تحتاجها بالتنسيق مع المدير العام لتأدية مهامها.
11) متابعة ما يتعلق بالبرامج التنفيذية الموقعة.
12) تفعيل بنود الاتفاقيات الخاصة بالوافدين وإعداد خطة توزيعهم على مؤسسات التعليم العالي ومتابعة إجراءات قبولهم.
13) الاشتراك في إعداد موازنة الطلاب الدارسين خارج الوطن بالتنسيق مع المدير العام.
14) إعداد كشوفات المطالبة بمستحقات الطلاب الموفدين في الخارج والرفع إلى المدير العام.
15) الاشتراك في إعداد أوامر صرف تذاكر السفر للطلاب الوافدين.
16) متابعة تحويل المستحقات الخاصة بالطلاب الموفدين من منح ومساعدات مالية وقيمة كتب وغيرها إلى الملحقيات الثقافية في الخارج.
17) عمل مذكرات التغطية إلى الجهات ذات العلاقة لاستكمال إيفاد الطلاب وصرف مستحقاتهم المالية حسب قرارات الإيفاد.
18) مراجعة فترة الإيفاد لكل مبتعث والعمل على إبلاغ المدير العام والنائب عن الأشخاص الذين يتجاوزون الفترة المحددة قانونًا، وتنزيلهم من الكشوفات ما لم تصل توجيهات خطية من النائب أو مجلس الدراسات العليا بشأنهم.
19) متابعة وتنفيذ قرارات مجلس الدراسات العليا والبحث العلمي فيما يتعلق بقضايا المبتعثين.
20) إعداد كشوفات المرتبات الشهرية للطلاب الموفدين، وتنزيل البدلات غير القانونية من تاريخ بدء المنحة المالية.
21) المشاركة في حل قضايا الطلاب الموفدين الذين تتأخر مستحقاتهم المالية ومتابعة ذلك لدى الجهات المختصة.
22) فتح سجلات رقابة تحدد ما صرف للمبتعثين من تاريخ الابتعاث حتى التخرج.
23) عمل الإحصائيات المطلوبة للطلاب المبتعثين وتحديد الفترة المتوقعة لتخرجهم.
24) متابعة البدلات للطلاب المتخرجين في حال انتهاء مدة إيفادهم.
25) إرسال المستندات بعد مراجعتها إلى الإدارة العامة للشئون المالية لاستكمال إجراءات إخلاء العهد الخاصة بمستحقات الموفدين.
26) إعداد كشوفات الحصر السنوي لما هو منصرف لكل موفد بشكل متواصل.
27) أنواع الاستحقاق:
أ- مستحقات الموفدين داخليًّا (تتمثل – بمستحقات الموفدين داخليًّا "بدفعات").
ب- مستحقات الموفدين خارجيًّا (تتمثل – بالموفدين خارجياً "بالأرباع").
28) تقديم التقارير الشهرية والدورية والسنوية إلى المدير العام عن نشاط الإدارة وخطة عملها – للعام القادم.
29) تتولى إدارة البعثات مهام سكرتارية لجنة المعادلات وتحدد المهام ونظام عملها بقرار من نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي، وينشأ قسم يسمى قسم الاعتراف والتصديق والمعادلة.
30) الرفع بالتقارير عن سير العمل في الأقسام التابعة للإدارة إلى المدير العام.
31) أي مهام أخرى تقتضيها طبيعة عمل الإدارة بمقتضى القوانين والقرارات النافذة أو تكلف بها من قبل النائب أو المدير العام.
- تتكون إدارة البعثات والإيفاد والمتابعة من الأقسام الآتية:
د) قسم الإيفاد الخارجي.
ه) قسم الإيفاد الداخلي.
و) قسم العلاقات الثقافية.